Отчеты – насколько тяжко?

В свежем ТрВ обрал sergepolar мнения на счет того, что на Западе годовой отчет – дело легкое и приятное, а вот в Росии “Их много, они отнимают время...” Так как на днях я отправил последний отчет (“Династия”) то задумался, на сколько время убивается и что можно сократить. И, на удивление, получается, что и времени не так уж и много, да и сокращать почти нечего (за одним неприятным исключением, о котором ниже).
Итак, в этот раз год закончился такими отчетами:

1) Программа ОФН под общим названием “Активные процессы и стохастические структуры во Вселенной». Это дополнительное финансирование приходящее в институт “под науку”, обычно половина этих средств идет в распоряжение замдиректоров по науке (т.е. по телескопам БТА и РАТАН-600) , вторая половина делится между ответственными исполнителями (не обязательно завлабами), которые тратят их на текущие нужды коллектива (командировки, оборудование, доплаты инженерам и тп). Деньги небольшие, но полезные. Отчет не напрягает, как выполненные пункты вставляю просто абстракты вышедших по этой (весьма широкой) тематике статей, плюс 1-2 пункта связанных с методическими разработками (наблюдения, программы и тп), список публикаций и конференций. Плюс картинка с наиболее красивым результатом и пояснением. Думаю, что в сумме больше полутора часов потратить на это сложно. Отсылаю куратору, а он (ныне - она) формирует из этого общий отчет по программе. Обычно это делается еще в ноябре, а в этом году – в конце октября (в связи с завершением тематики).
2) В середине декабря наступает время дедлайна годового отчета по работе. Беру отчет по ОФН, при необходимости добавляю еще абстракты статей (уже по всем темам), обновляю список литературы, детальное расписываю тип докладов на конференциях, а также пункты «Сотрудничество с вузами», « Перечень программ, грантов, договоров, контрактов». В последнем случае — просто чуть редактирую данные из отчета прошлого года. Отсылаю все завлабу, далее идет в отчет лаборатории и института. Все это занимает максимум один вечер.
3) Будучи секретарем институтского семинара отсылаю краткий отчет-записку ученому секретарю — сколько было семинаров, гостевых докладов. Трачу на это минут 10-20.
4) Как ответственный за метод наблюдений я должен непосредственно отчитываться перед замдиректром по БТА. Поскольку все вопросы мы и так решаем в рабочем порядке, то отчет я использую в основном только как повод заявить в письменной форме о случившихся неисправностях и указать на необходимость обновления оборудования :) Пара страниц и полчаса времени, так как список проблем и так веду в течение года.
5) Как раз подходит время отчета по инициативному проекту РФФИ. Здесь в сумме уходит рабочий день (обычно растягиваю на несколько вечеров), в основном из-за необходимости нудно копировать данные о статьях в многочисленные формы и тщательно проверять смету. Раздражает необходимость писать все асбтракты по-русски, но для основных статей они уже есть в отчете о годовой работе.
6) Грант кандидата наук фонда «Династия». Копирую из годового отчета наиболее внятные и понятные результаты, литературно их обрабатываю + копирую список конференций и публикаций. На весь отчет уходит часа полтора, с учетом времени затраченного на распечатку копий статей и проверки присутствия в них благодарности фонду. Реально проблема уместить все в положенные «максимум три страницы»

Чтобы все перечислить у меня ушло больше времени, чем на небольшой отчет. Но в целом видно, что во-первых, многое легко собирается методом copy/paste, во-вторых, в сумме тратится ну пара рабочих дней, при этом основное время съедают не отчет по работе как таковой, а отчеты за конкретные дополнительные деньги (ОФН, РФФИ, «Династия»). Что же до рабочего отчета, то конечно, все мои публикации можно найти в сети, но во-первых иногда полезно указать на что-то, еще не вышедших, во-вторых, я считаю вполне логичным ставить своего завлаба в курс того чем и с каким успехом занимаюсь (раз уж работаю в данной лаборатории) , а в-третьих , часть этой информации служит основной для отчета института, который у нас издается на двух языках, красиво выглядит и хоть как-то, но служит пропаганде наших достижений (как минимум — подарить можно) . Конечно, статьи в этот отчет надо еще обрабатывать и редактировать, но в основе все равно в большинстве абстракты статей.

Но вся эта идиллия была до того момента, как мы выиграли лот ФЦП «Кадры». Вот здесь уже нет никакой логики. Мало того, что срок отчета — не в конце года, но и копи-паст здесь не поможет. Чиновники требуют объем, десятки страниц текста по каждому пункту, при этом строгое соответствие с годовым плана — если сказано, «провести исследовать», значит — оно должно быть проведено невзирая на объективные отклонения ( в наших условиях — могло просто неповезти с погодой при наблюдениях, зато что-то другое отнаблюдали не менее интересное). Наличие статей с результатами — здесь дело третьестепенно, те они должны быть, но не больше и не меньше, чем заявлено в «показателях». Приходится тратить уйму сил и времени, чтобы это были не страницы бреда (врать у меня не получается), а что-то осмысленное. Большинсто статей — на английском и просто так их в отчет не скопировать (да и копирование из TEX в WORD - та еще морока). Потом это надо согласовать с куратором программы, неделю созваниваться-переписываться, собирать кучу подписей и отправлять с кем-то за полторы тыщи верст в Москву. И если на отчет РФФИ, я, руководитель коллектива из 6 человек трачу пару неполных дней, то отчет по ФЦП за группу из 10-12 человек готовят два кандидата и два доктора наук, тратя на это чуть ли не месяц (кто больше, кто меньше) времени, не говоря уж о нервах. Ну, а о том, насколько это компенсируется объемом финансирования — как нибудь в следующий раз.