как сделать конференцию успешной

Вчера в Хельсинки закончилась 14-я Aleksanteri conference - ежегодная конференция по Russian Studies, оргкомитет которой в этом году мне довелось возглавлять. Тема нынешнего года - Restructuring State and Society in Russia - собрала свыше 400 зарегистрировавшихся участников. По моим ощущениям и отзывам ряда коллег, конференция по-настоящему удалась (ее программа - здесь http://www.helsinki.fi/aleksanteri/conference2014/programme.htm)

Для меня это был первый опыт руководства организацией столь масштабного мероприятия (раньше я проводил лишь маленькие семинары и принимал на правах "хозяина дома" конференции, организованные другими людьми). Организационную сторону дела мои коллеги обеспечили на "пятерку с плюсом", но выдержать на достойном уровне содержательное наполнение - задача не менее, а то и более сложная. Рецептов ее успешного решения, на мой взгляд, два.

Во-первых, стимулирование участия. Объявления типа call for proposals работают плохо, их читают только завсегдатаи, да и то не всегда. Некоторые серьезные люди, напротив, склонны участвовать лишь в тех мероприятиях, куда их приглашают специально. Поэтому пришлось мобилизовать social networks и написать коллегам свыше сотни писем (индивидуальных - без использования стандарта copy-paste). Примерно два десятка откликнулись и подали заявки: это очень высокий response rate.

Во-вторых, входные барьеры. На большие конференции часто склонны принимать без разбора почти что все заявки (особенно это относится к мероприятиям, предполагающим регистрационный взнос: отсеянная заявка = упущенная выгода). Мы пошли по принципу "лучше меньше, да лучше" и зарезали свыше 10% заявок - под нож попали не только откровенно нерелевантные лица ("академшиза"), но и заявители с сомнительной профессиональной репутацией и те, кто выступал с докладами по тем же самым темам на прежних конференциях. Не исключаю, впрочем, что кто-то пострадал незаслуженно.

В итоге, как пел когда-то Макаревич, "был день однажды мой, и я достиг того, чего хотел". Большое спасибо всем хельсинкским коллегам в Aleksanteri Institute http://www.helsinki.fi/aleksanteri/ и всем участникам. Kiitos!